O problema começa antes da multa
Cada ano, o CFO dá sua aprovação para o orçamento de conformidade. Isso inclui o pagamento pelo software, pelo treinamento e até mesmo pelo consultor que revisa as políticas da empresa. No papel, tudo parece estar em ordem, o programa de conformidade existe e parece funcionar.
No entanto, quando surge uma auditoria, a equipe enfrenta um grande desafio. Eles passam dias reunindo evidências de todos os lugares, desde e-mails até planilhas e pastas no servidor. O que deveria ser um processo rápido e eficiente, que deveria levar apenas horas, acaba se estendendo por semanas. E o pior é que ninguém consegue fornecer informações precisas sobre quais controles foram executados, quem foi o responsável e quando tudo aconteceu.
Esse é o verdadeiro custo que muitas vezes não é contabilizado. O programa de conformidade pode existir no papel, mas na prática, é um processo lento e ineficiente que pode acabar gerando mais problemas do que soluções.
O que realmente entra na conta
Quando acontece um incidente, o primeiro valor que aparece é o da multa. Mas, geralmente, não é o mais alto. Os prejuízos maiores ficam escondidos na operação:
Horas perdidas com trabalho manual: analistas passam tempo preenchendo planilhas, enviando cobranças por e-mail e criando relatórios que já estão desatualizados quando chegam aos líderes.
Perda de tempo com auditorias repetidas: sem um controle centralizado, toda auditoria começa do zero. Em empresas com várias sedes, isso leva semanas de trabalho de várias equipes.
Risco com fornecedores sem controle: quando a checagem de antecedentes não está em dia, o risco do fornecedor se torna risco para a empresa que contrata.
Multas que podem ser evitadas: a LGPD pode aplicar multas de até 2% do faturamento. A Lei Anticorrupção pode aumentar ainda mais esse valor. Empresas que não monitoram continuamente descobrem os problemas tarde demais para evitar problemas.
Por que esse custo é tão difícil de ver
O retrabalho vai para o centro de custo do compliance. Já o tempo gasto com auditorias vai para o departamento jurídico. E quando há falha de fornecedor, a culpa é da área de compras. Nenhum desses itens aparece de forma consolidada no Demonstrativo de Resultados (DRE).
Isso cria um problema para o CFO: como justificar o investimento em automação se o custo está disperso e não há um número específico?
A solução é mudar o foco: qual é o custo de manter o modelo atual por mais 12 meses?
Como calcular sem precisar de consultoria
Com as informações que você já tem dentro da sua empresa, é possível criar um cenário bem claro:
- Horas em processos manuais: calcule o tempo que as pessoas gastam em tarefas que poderiam ser automatizadas e multiplique esse tempo pelo custo por hora de cada uma delas.
- Custo por auditoria: some o tempo que as pessoas de todas as áreas da empresa gastaram na última auditoria e acrescente qualquer outro custo que tenha sido pago a empresas externas.
- Fornecedores sem due diligence: imagine o que aconteceria se um problema com um fornecedor fosse descoberto hoje e estime como isso afetaria a operação da empresa.
- Exposição regulatória: para cada regra que se aplica à sua empresa, pense no quanto você poderia ser multado se não estivesse em conformidade e qual é o nível de conformidade que você realmente tem documentado.
Quando você terminar de fazer esses cálculos, vai ver que o resultado não é o custo de investir em automação, mas sim o custo de não ter investido nisso antes. Isso porque, ao automatizar processos, você pode economizar muito dinheiro a longo prazo.
5 perguntas para avaliar o risco atual
- Quanto o time gastou preparando a última auditoria, em horas?
- Quantos controles críticos dependem de uma única pessoa para funcionar?
- Se o regulador pedisse evidência de um processo amanhã, quanto tempo levaria?
- Existe visibilidade centralizada sobre fornecedores críticos?
- O compliance gera dados que chegam ao board com regularidade?
Se mais de duas dessas perguntas gerarem dificuldade para responder, o custo já está acontecendo. O que falta é torná-lo visível no lugar certo.
Automação de compliance é uma decisão financeira
O método manual de gerenciamento de compliance acumula muitos custos que geralmente não são considerados. Isso inclui horas de trabalho perdidas, auditorias que demoram muito tempo para serem concluídas, fornecedores que não são devidamente monitorados e decisões tomadas sem o apoio de dados concretos.
Ao automatizar os processos de compliance, a empresa reduz sua exposição a riscos, aumenta a eficiência geral e permite que sua equipe se concentre em tarefas de maior valor agregado.
A pergunta que deve ser feita não é se vale a pena investir na automação de compliance. É quanto tempo a empresa ainda pode continuar sem adotar essa solução antes que os custos se tornem insustentáveis.
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