Um guia prático para sair do diagnóstico e chegar a controles funcionais no dia a dia
Introdução
Certamente, você já fez o levantamento e sabe que as Resoluções BCB 552 e 553 trouxeram novas exigências de compliance para PSAV, cobrindo controles internos, segurança cibernética, ouvidoria e prevenção a fraudes. Aliás, a lista de obrigações já está pronta, impressa ou salva em algum documento. Sozinha, porém, ela não resolve nada.
Na verdade, o problema começa agora. Afinal, é preciso definir quem vai executar cada controle, onde fica guardada a prova de que ele foi cumprido e, além disso, o que a empresa responde quando o Banco Central pedir essa prova amanhã.
O problema
Em geral, a maioria das PSAVs trata adequação regulatória como um projeto pontual. Primeiro, alguém reúne as normas e monta uma matriz bem feita. Em seguida, arquiva tudo, e a empresa volta para a rotina de sempre. Meses depois, então, ninguém sabe se a política está sendo seguida ou se o controle existe só no papel.
Um controle sem responsável definido não é cumprido. Da mesma forma, política publicada sem comprovante de leitura não serve de nada perante o Banco Central. Além disso, relato de fornecedor sem histórico registrado vira uma brecha em qualquer fiscalização.
Além disso, quando compliance, jurídico, TI e operações trabalham cada um no seu canto, ninguém sabe ao certo quem já cumpriu o quê. Consequentemente, planilhas paralelas, e-mails perdidos e cobranças informais tomam o lugar de um processo estruturado. Ou seja, é o mesmo tipo de fragmentação de dados no compliance que costuma comprometer auditorias inteiras.
Como atender às exigências de compliance para PSAV na prática
Etapa 1: publique a matriz de obrigações onde ela vira controle, não documento parado.
Primeiramente, depois de mapear cada norma e comparar com o que a empresa já faz, o próximo passo é distribuir as políticas revisadas para quem precisa segui-las. Além disso, é preciso comprovar que cada pessoa leu, entendeu e aceitou o conteúdo. É justamente aqui que o módulo Políticas e Normas da Gopliance entra. Assim, ele centraliza a publicação, coleta o aceite formal de cada colaborador e, por fim, produz um comprovante automático com data, hora e identidade de quem aceitou, pronto para qualquer auditoria.
Etapa 2: troque controles manuais por fluxos com responsável e prazo definidos.
Em seguida, cada requisito do mapeamento — segregação de funções, aprovação de exceções, declaração de conflito de interesse — precisa de um processo que corre sozinho, sem depender de quem lembrou de cobrar. Por isso, o módulo Formulários monta esteiras de aprovação com comitês responsáveis e gatilhos automáticos. Assim, uma solicitação de exceção segue direto para o comitê certo, sem que ninguém precise puxar o processo manualmente.
Etapa 3: centralize a gestão de terceiros no mesmo lugar onde fica o resto da evidência.
Por fim, a revisão de fornecedores relevantes para a operação, incluindo critérios de contratação e acompanhamento do serviço, pode usar o mesmo módulo de Formulários em versão externa. Dessa forma, a empresa coleta informações de terceiros com o mesmo controle e o mesmo registro aplicados internamente, sem depender de e-mail ou planilha avulsa.
Quer ver esse fluxo funcionando antes de montar tudo do zero? Agende uma demonstração com a Gopliance e veja como cada etapa vira evidência automática.
O que automatizar
Automatizável:
- Coleta de aceite de políticas e prova de leitura
- Além disso, aprovações em esteira com comitês definidos
- Também, cobrança automática de pendências
- E, por fim, registro de data, hora e identidade de quem executou cada etapa
Humano:
- Interpretação do que cada norma exige na prática
- Da mesma forma, análise de risco de cada fornecedor
- Ainda, decisão final sobre exceções e casos sensíveis
- Por fim, revisão periódica da matriz regulatória
Erros Comuns:
- Revisar políticas sem checar se o processo descrito realmente acontece na operação
- Além disso, deixar controles sem responsável nomeado, o que faz com que ninguém cobre
- Da mesma forma, guardar evidências em pastas soltas em vez de um sistema único de comprovação
- Por fim, tratar a gestão de terceiros como formulário avulso, sem histórico e sem aprovação estruturada
Conclusão
Em resumo, adaptar sua PSAV às exigências de compliance não depende de mais um documento guardado na gaveta. Depende, sim, de controles que rodam na rotina, com responsável, prazo e prova prontos para qualquer auditoria do Banco Central.
Portanto, a Gopliance reúne políticas, formulários e gestão de terceiros no mesmo ambiente, com comprovante automático de cada etapa. Assim, agende uma demonstração e veja como sua PSAV pode sair do diagnóstico e chegar à execução comprovada em poucas semanas.
